Mange tænker på at rydde op i kælderrum, skuffer og skabe, når vi nævner forårsrengøring. Men du bør også tage en digital forårsrengøring i billedbanken. Slip af med dubletter, inaktive brugere og få styr på al information. Du vil ikke fortryde det, når arbejdet er gjort.
Der er mange gode grunde til, at det er vigtigt at rydde op i digitale filer regelmæssigt. Værdien for slutbrugerne bliver større med en opdateret billedbank. Du tager også skridt til at beskytte privatlivets fred ved ikke at gemme persondata for brugere, der ikke længere har brug for adgang.
En anden klar fordel er, at du kan frigøre lagerplads og opdatere de filer, du vil beholde, med relevant information. Så bliver det nemt for brugerne at finde det indhold, de har brug for. Synes du, det lyder omfattende? Bare rolig.
Her er vores bedste tips til at få styr på Imageshop billedbank – så du nemt kan tage fat på den digitale oprydning!
1. Slet inaktive brugere
Har du mange brugere i billedbanken, som ikke har været aktive i flere år? Eller tidligere kolleger, der stadig er registreret? Så er det tid til at slette dem. Du gør det ved at tjekke oversigten over brugere i billedbanken. Filtrer på “Sidst logget ind” og slet dem, der ikke længere bruger Imageshop.
2. Slet gamle filer
Du bidrager til bæredygtig brug af data ved at slette filer, du ikke længere har brug for. Ifølge en artikel på NRK.no kræver serverparker med e-mails, billeder og andre filer enorme mængder energi. Hvis nordmænd slettede fem e-mails hver dag, kunne man dække strømforbruget for 1000 husstande årligt.
Tænk bare på, hvor meget energi du kan frigive ved at slette gamle filer i billedbanken! Selvom det måske lyder krævende, kan du gøre arbejdet lettere ved at gå systematisk frem. Du kan f.eks. finde billeder fra flere år tilbage med søgefilteret for årstal. Arbejd dig baglæns og slet filer, der er “forældede”.
Vælg de billeder, du vil slette, og læg dem i papirkurven. De ligger der i 30 dage, før de slettes permanent. Du kan også gå ind i papirkurven og slette alt permanent, når du er færdig med oprydningen.
Læs mere om, hvordan du sletter billeder her!
3. Fjern dubletter
Er det samme billede eller fil uploadet flere gange? Dubletter optager unødvendig lagerplads og skaber rod. Du behøver heldigvis ikke gennemgå alle filer manuelt for at finde dubletter i Imageshop. Brug dubletsøgningen i administrationen til at få overblik og fjerne dubletter i billedbanken.
4. Tjek samtykke
Bruger I billeder af personer? Så anbefaler vi, at du regelmæssigt tjekker samtykker. Det er vigtigt at sikre, at alle billeder, der bruges eksternt, har samtykke – både billeder af medarbejdere og personer udenfor virksomheden. Du skal også kunne dokumentere samtykket.
Du kan søge frem, hvilke billeder der mangler samtykke i administrationen. Derefter kan du vælge, om du vil slette billederne eller skjule dem. Du kan også bruge Imageshop til at indsamle og dokumentere samtykke direkte i billedbanken.
Det er let. Brugeren uploader en selfie. Systemet bruger derefter AI og ansigtsgenkendelse til at finde alle billeder af personen. Personen kan så vælge, hvilke billeder der må bruges, og hvordan de må bruges.
Læs mere om, hvordan du får styr på samtykke her!
5. Har du filer, der ikke er uploadet endnu?
Har du filer liggende lokalt, som du ikke har fået uploadet til billedbanken endnu? Det er let at glemme midt i en travl hverdag. Sørg for, at dine kolleger har adgang til de nyeste billeder ved at uploade dem nu, mens du alligevel er i gang. Husk at tilføje relevant information, så slutbrugerne nemt kan søge dem frem bagefter.
Frisk op, hvordan du uploader billeder her!
6. Mangler filerne vigtig information?
En af fordelene ved Imageshop er, at du nemt kan søge i filer og billeder. Du slipper for at bladre igennem mapper og gamle billeder. Men det kræver, at filerne er gemt med præcis og fyldestgørende information. Ellers bliver det svært at finde dem senere.
Derfor bør du tjekke, om der er filer med manglende information, mens du alligevel rydder op. Du behøver ikke gennemgå dem én for én. Brug filter i administrationen til at finde filer, der mangler navn, beskrivelse, fotograf eller kategorier.
Læs mere om, hvordan du finder billeder med manglende information her!
Gode rutiner gør det lettere fremover
Du slipper for store oprydninger ved at tage en årlig forårsrengøring i dine digitale filer og billeder. En velorganiseret billedbank sparer tid, giver dig bedre overblik og gør det nemt for brugerne at finde det, de har brug for. Bedre grund til at smøge ærmerne op og tage fat på den digitale oprydning får du næppe!
