Retningslinje for beskyttelse af privatlivets fred
1. Fortrolighedserklæring og dataansvarlig
Denne fortrolighedserklæring informerer om, hvordan Imageshop by Imageshop AS indsamler og bruger personlige oplysninger.
Denne fortrolighedserklæring blev offentliggjort den 10. september 2022
Imageshop AS har sit hovedkontor på denne adresse:
Møllendalsveien 1, 5009 Bergen, Norge. Kontaktoplysninger for vores privatlivskommission er: privacy@imageshop.org
Imageshop er ansvarlig for behandlingen af de personlige oplysninger, der indsamles om dig.
2. Hvad er personlige oplysninger?
Personlige oplysninger er alt, der beskriver dig, eller som kan knyttes til dig som enkeltperson. Dette kan omfatte kontaktoplysninger (IP-adresse, kundenummer, cookie-id osv.) og oplysninger om handlinger og adfærd (køb, besøgte websteder, e-mails, du har modtaget osv.).
3. Hvorfor vi indsamler personlige oplysninger og formålet med dem
3.1 Statistik for forbedring af hjemmeside og markedsføringskommunikation
Vi indsamler og analyserer data om, hvordan du og andre brugere bruger hjemmesiden. Formålet er at få viden om, hvordan hjemmesiderne bruges, så vi på baggrund af denne indsigt kan forbedre vores indhold og produkter/tjenester.
Hvilke data: Data om adfærd (hvilke websteder du besøger, hvad du klikker osv.), data på din terminal (type computer/telefon, operativsystem, browser osv.) og data om dit netværk og din position (afledt af IP-adresse). Alle data likes til et anonymt ID-nummer, som gemmes i en cookie i din browser. (Læs mere om cookies.)
Grundlag for behandling: Berettiget interesse. Det er af stor værdi for os at indsamle og analysere dette datamateriale og anser det for ikke at være en væsentlig byrde for dit privatliv, så længe oplysningerne ikke er knyttet til andre informationskilder eller kontaktoplysninger.
Sådan behandler vi de personlige oplysninger: Vi bruger Google Analytics til at indsamle data fra din browser. Dataene gemmes på Googles servere, men ejes af os. De er ikke knyttet til andre værktøjer eller kilder, medmindre du har givet samtykke (se andre formål). For at minimere konsekvenserne for dit privatliv, gemmes IP-adressen kun i anonymiseret form (læs om IP-anonymisering), og vi sætter udløbstiden for den identificerende cookie til maksimalt syv dage. Når cookien er udløbet, har dataene ikke længere nogen forbindelse til dig som person. Derudover vil alle individuelle data automatisk blive slettet af Google Analytics efter 14 måneder.
3.2 Sporing af konverteringer til annoncering
Vi måler resultaterne af vores markedsføring ved at rapportere, hvor mange kontaktforespørgsler og salg, der kommer fra en marketingkampagne. Formålet er at optimere vores markedsføring og gøre den mere effektiv.
Hvilke data: At du har udført en specifik handling på vores hjemmeside, og fra hvilken kilde du kom ind på vores hjemmeside. Dette kan også kobles til alle andre data, der indsamles til statistik (se ovenfor).
Grundlag for behandling: Berettiget interesse. Databehandling sætter os i stand til at bruge vores ressourcer så effektivt som muligt og spare både kræfter og penge på forgæves tiltag. I tilfælde, hvor dataindsamlingen ikke kan foretages, uden at data er knyttet til andre tredjepartsoplysninger, er vi afhængige af dit aktive samtykke.
Sådan behandler vi personoplysningerne: Databehandlingen følger de samme principper som til almindelige statistiske formål. Baseret på legitim interesse indsamler og behandler vi data i Google Analytics. Vi sender også data til Google Ads ved hjælp af såkaldt samtykketilstand (data sendes uden cookieoplysninger). Hvis du har givet samtykke til “markedsføring”, sender vi data til Google Ads på den sædvanlige måde, udover Facebook, Bing andre reklameudbydere (mere om annoncering nedenfor).
3.3 Målretning af annoncer
Vi indsamler data om din adfærd på vores websteder og deler dem med annonceudbydere (databehandlere) med det formål at opnå mere præcis annoncemålretning.
Hvilke data: Data om adfærd (hvilke websteder du besøger, hvad du klikker osv.), data på din terminal (type computer/telefon, operativsystem, browser osv.) og data om dit netværk og din position (afledt af IP-adresse). Alle data likes til et anonymt ID-nummer, som gemmes i en cookie i din browser. Dette id-nummer er en fælles identifikator for dig på alle websteder, du besøger, som udveksler data med de samme marketingudbydere.
Grundlag for behandling: Samtykke, hvilket du gør ved at acceptere “markedsføring” som et formål (eller “alt”), når du besøger websteder, kan du ændre dit samtykke på vores cookie-websted.</ p>
Sådan behandler vi personoplysninger:
Data indsamles fra din browser, når du besøger vores websted og sendes til opbevaring og behandling af marketingudbyderen. Vi bruger flere forskellige udbydere, herunder Google Ads, Google Marketing Platform, Facebook, Microsoft Bing og Linkedin. I næste runde bliver du placeret i forskellige ”målgrupper” af de forskellige udbydere, hvilket giver os mulighed for at købe annoncer hos dem, som du vil se, når du besøger andre hjemmesider i deres netværk. Du vil således ofte se annoncer for Imageshop på mange andre hjemmesider, når du har besøgt vores hjemmesider. Data om dig indgår også i din personlige profil hos leverandøren og bruges til at beskrive dine interesser og vurdere andre karakteristika ved dig (profilering). Hvis du har afgivet kontaktoplysninger eller andre personlige oplysninger til udbyderen (f.eks. Facebook), vil dataene også blive knyttet hertil. Dette giver grundlag for andre annoncører end Imageshop, der bruger det samme annoncenetværk til at købe annoncer med mere præcis målretning. Konsekvensen for dig er, at de annoncer, du ser, bliver mere tilpasset dig og din situation. For at undgå at data om din adfærd på vores hjemmesider bliver brugt på denne måde, kan du undgå at acceptere brugen af cookies til “markedsføring”. For at undgå at annonceudbyderne indsamler sådanne data og bruger dem til at oprette en profil på dig generelt, kan du enten slette/afvise alle cookies i din browser eller redigere din udbyders indstillinger. Her er links til, hvordan du kan gøre dette med Google, Facebook og Linkedin.
3.4 Imageshop til Google Workspace Marketplace(TM)
Imageshop tilbyder Imageshop-tilføjelser til Google Workspace(TM)-brugere. Brug af tilføjelsen kræver adgang til en Imageshop-konto og accept af vilkår og betingelser og fortrolighedserklæring. Denne tilføjelse indsamler eller gemmer ikke data om dig som bruger, den giver dig kun adgang til billeder fra den Imageshop-konto, der er oprettet til dig, ved at logge ind med dit brugernavn og adgangskode.
Krypterede cookies bruges til at gemme legitimationsoplysninger til “husk mig”-funktionen, når du logger på. Selve adgangskoden og brugernavnet gemmes ikke i cookien. Denne tilføjelse indsamler ikke andre private oplysninger fra brugeren. Loginoplysningerne sendes på en sikker kanal ved hjælp af et SSL-certifikat.
Hvilke data indsamler vi: Vi kræver brugernavn og adgangskode for at Imageshop skal kunne se billeder i Imageshop-løsningen. Derudover indsamler vi brugernes lokalitet for at kunne vise indhold på brugerens eget sprog. Vi læser eller gemmer ingen oplysninger i de Google Slides(TM)- eller Google Docs(TM)-dokumenter, vi beder om tilladelse til. Tilladelsen er kun nødvendig for at kunne indsætte billeder i dokumentet.
Der anmodes om tilladelser ved installation af Imageshop til Google Docs(TM) og Google Slides(TM)
Vi har sat tilladelserne så restriktive som muligt og beder kun om tilladelser, så vi kan
Ovenstående bruges kun, når brugeren interagerer med pluginnet for at logge ind, få adgang til billeder og indsætte billeder.
Derudover indsamler vi, men gemmer ikke, brugerlokalitet for at vise tilføjelsen på brugerens sprog.
3.5 Direkte markedsføring og netværk
Imageshop AS inviterer til webinarer, formidler viden og professionel information gennem vores netværk. Adgang til dette materiale gives til alle, der accepterer at modtage nyhedsbreve fra os.
Hvilke data: Vi samler oplysninger som navn, e-mailadresse, virksomhedsnavn, samt historik over dine interaktioner med Imageshop gennem epostkommunikation (inkluderet åbning og klik) og besøg på hjemmesiden.
Grundlag for behandling: Aktivt samtykke
Sådan behandler vi personlige oplysninger: Når du udfylder en formular på imageshop.dk, gemmes dine oplysninger i Hubspot, som er det værktøj, vi bruger til at udsende e-mail-kommunikation og registrere interaktioner med vores eget netværk. Når du åbner mails og klikker på links i dem, gemmes også information om dette. Hubspot gemmer også cookies i din browser, der identificerer dig for at linke oplysninger om dine aktiviteter på vores hjemmeside til din profil.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke til at modtage e-mail tilbage. Det gør du ved at klikke på “skift indstillinger” nederst i en mail, du har modtaget fra Imageshop. Samtykke til at spore brugen af cookies på vores hjemmeside gives gennem de cookieoplysninger, der vises ved dit første besøg, og det kan ændres på vores cookie-side.
3.6 Jobansøgninger
I forbindelse med rekrutteringsprocesser indsamler og opbevarer vi oplysninger om ansøgere.
Hvilke data: Kontaktoplysninger for ansøgere, såsom navn, e-mailadresse og telefonnummer, samt dokumenter, som ansøgeren deler med Imageshop, såsom CV, referencer og ansøgningsbrev.
Grundlag for behandling: Berettiget interesse
Sådan behandler vi personoplysninger: Data om jobsøgende indsamles via finn.no’s jobsøgende-portal eller direkte via e-mail til Imageshop. Imageshop opslår stillinger gennem finn.no’s jobsøgende portal, hvor personoplysninger stilles til rådighed fra ansøgeren, så længe ansøgningsprocessen er i gang. Ved åben ansøgning opfordrer vi til at sende en ansøgning til den daglige leder på mail. Dokumenter modtaget fra jobsøgende opbevares i højst to år med den begrundelse, at Screentek løbende rekrutterer nye medarbejdere, således at der kan opstå nye muligheder, der gør tidligere ansøgere relevante for ny vurdering.
3.7 Opfølgning af forespørgsler og salgsprocesser
Når du kontakter os, via kontaktformular og chat på hjemmesiden eller via e-mail og telefon, tager vi os af dine personlige oplysninger til opfølgning og salgsprocessen.
Hvilke data: Navn, telefonnummer, e-mailadresse og virksomhed, samt interaktioner, du har haft med os, herunder besøg på vores hjemmeside.
Grundlag for behandling: Berettiget interesse samt samtykke (til brug af cookies til markedsføring, til at registrere dine besøg på vores hjemmeside)
Sådan behandler vi personlige oplysninger: Personlige oplysninger og interaktioner gemmes i Hubspot. Dette sker automatisk, hvis du udfylder formularen på vores hjemmeside, og vi registrerer dig manuelt, hvis du kontakter os via andre kanaler. Alle medarbejdere i Imageshop, der har kundekontakt, har adgang til disse oplysninger. Hvis du ikke bliver fast kunde eller anden samarbejdspartner hos os, og du heller ikke er tilmeldt nyhedsbrevet, sletter vi dine oplysninger inden for tre år efter, vi sidst har haft kontakt med dig.
3.8 Opfølgning af kunder, partnere
For at give god opfølgning og opfylde kontraktvilkår indsamler og opbevarer vi personoplysninger om vores kunder og partnere.
Hvilke data: kontaktoplysninger såsom e-mailadresse, telefon, navn, samt interaktioner, du har haft med os, herunder besøg på vores hjemmeside.
Grundlag for behandling: Berettiget interesse samt samtykke (til brug af cookies til markedsføring, til at registrere dine besøg på vores hjemmeside)
Sådan behandler vi personlige oplysninger: Personlige oplysninger og data om interaktioner på imageshop.dk gemmes i Hubspot. Alle medarbejdere i Imageshop, som har kundekontakt, har adgang til disse oplysninger.
3.9 Evaluering og opfølgning efter kurser og webinarer
For at kunne forbedre leverancerne og for at kunne følge deltagere på kurser og webinarer, indsamler vi personoplysninger, som deltagerne selv giver gennem en efterfølgende undersøgelse og chatlog under kurser og webinarer.
Hvilke data: Imageshop bruger Zoom til at gennemføre videobaserede kurser og webinarer. Her har deltagerne mulighed for at chatte med taleren. Chatloggen bliver gemt, så vi kan tage os af og følge op på henvendelser via chat.
Grundlag for behandling: Berettiget interesse
Sådan behandler vi personlige oplysninger: Personlige oplysninger, der gøres tilgængelige i chatlogs i forbindelse med webinarer og kurser, gemmes i op til et år.
3.10 Overførsel af personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS
Det er en målsætning for os, at al behandling af personoplysninger skal udføres inden for EU/EØS, men det kan være, at vi bruger leverandører eller behandler personoplysninger uden for EØS. I sådanne tilfælde skal overførsel og behandling uden for EØS ske i lande godkendt af EU-Kommissionen eller i overensstemmelse med et gyldigt retsgrundlag for overførsel af personoplysninger i henhold til GDPR kapitel V. Hvis overførsel ikke sker til lande godkendt af EU-kommissionen, vil overførsel kun ske i overensstemmelse med garantierne i artikel 46, stk. 2, i GDPR. Du kan få oplyst grundlaget for overførslen, hvis du kontakter os. Både de leverandører, vi bruger til annoncering og analyse (såsom Google, Facebook osv.) og vores kundesystem Hubspot er baseret i USA, og data vil i mange tilfælde blive overført dertil. Vi er bekendt med de udfordringer og krav, der følger af “Schrems II”-dommen og arbejder på at finde gode løsninger på dette.
4. Dine rettigheder
Nedenfor er dine rettigheder som registreret. For at udøve dine rettigheder skal du kontakte os på adressen “privacy@imageshop.org”.
Vi vil besvare din forespørgsel til os hurtigst muligt og senest 30 dage. Hvis det tager længere tid end 30 dage, får du besked.
Hvis det er nødvendigt, vil vi bede dig om at bekræfte din identitet eller give yderligere oplysninger, før vi giver dig tilladelse til at udøve din med hensyn til os. Det gør vi for at sikre, at vi kun giver adgang til dine personlige oplysninger til dig – og ikke nogen, der udgiver sig for at være dig. Med hensyn til oplysninger indsamlet på baggrund af, at du er blevet identificeret med brugen af cookies, vil en sådan bekræftelse være meget vanskelig. Vi kan derfor ikke give dig adgang til disse oplysninger andet end på generelt grundlag eller foretage ændringer eller sletninger. Hvis du sletter cookies i din browser, vil de oplysninger, vi har gemt, ikke længere have nogen forbindelse til dig.
4.1 Oplysninger
Du har ret til at modtage information om de personoplysninger, vi behandler om dig. Gennem denne erklæring informerer vi dig om vores behandling af personoplysninger. Du kan også kontakte os, hvis du ønsker mere information.
4.2 Adgang
Du har ret til at kræve adgang til de personoplysninger, der behandles om dig.
4.3 Ændring og sletning
Du kan også bede os om at rette forkerte oplysninger, vi har om dig, eller bede os om at slette personlige oplysninger. Vi vil så vidt muligt imødekomme en anmodning om sletning af personlige oplysninger, men vi kan ikke gøre dette, hvis vi stadig har brug for oplysningerne.
4.4 Behandling på grundlag af samtykke
Hvis vi behandler personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge den måde, der blev anført, da du gav dit samtykke eller kontaktede os.
4.5 Ret til at begrænse eller protestere mod behandlingen
Du har ret til at få behandlingen begrænset i visse tilfælde, såsom hvis:
- Du bestrider nøjagtigheden af de personlige oplysninger i en periode, der gør det muligt for os at kontrollere nøjagtigheden af de personlige oplysninger.
- Behandlingen er ulovlig, og du modsætter dig sletning af persondata og anmoder i stedet om, at brugen af persondata begrænses.
- Vi har ikke længere brug for de personlige oplysninger til formålet med behandlingen, men du har brug for dem til at fastslå, hævde eller forsvare juridiske krav.
- Du har protesteret mod behandling i henhold til artikel 21 (1) i GDPR i afventning af verifikation af, om vores legitime interesser har forrang for dit privatliv.
4.6 Retten til dataportabilitet
For oplysninger, som du har givet os og er nødvendige for at gennemføre en aftale med os, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt af os), kan du anmode om, at personoplysningerne om dig videregives eller overføres til en anden udbyder i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
4.7 Automatiserede beslutninger, herunder profilering
Der vil ikke blive truffet nogen automatiske beslutninger som nævnt i GDPR artikel 22 (1) og (4) baseret på dine personlige oplysninger ud over det, der gøres under annoncemålretning, se ovenfor.
5. Generelle oplysninger om opbevaring (sletning) af personoplysninger
Vi opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til formålet med, at de blev indsamlet, og sletter oplysningerne i overensstemmelse med krav i reglementet. Hvor længe vi behandler de enkelte typer af oplysninger, vi behandler, er inkluderet ovenfor, hvor de enkelte behandlinger diskuteres.
I stedet for at slette persondataene kan det i nogle tilfælde være relevant at anonymisere persondataene. Anonymisering betyder, at alle identificerende eller potentielt identificerende karakteristika fjernes fra datasæt, der opbevares.
Det betyder for eksempel, at persondata, som vi behandler på baggrund af dit samtykke, slettes, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Personoplysninger, vi behandler for at opfylde en aftale med dig, slettes, når aftalen er opfyldt, og alle forpligtelser, der følger af kontraktforholdet, er opfyldt, såsom juridiske forpligtelser i forbindelse med bogføring, opfølgning på kundeforholdet i forbindelse med reklamationer mv.
6. Sikkerhed ved behandling
Vi prioriterer sikkerheden af personlige oplysninger højt i vores virksomhed og vil implementere alle nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine personlige oplysninger. Al behandling vil om muligt være krypteret og ikke tilgængelig for andre end dem, der har brug for personlige oplysninger til deres opgaver.
Vi håndterer oplysninger, så de er korrekte, tilgængelige og håndteres i forhold til graden af følsomhed af oplysningerne. Vi bruger også en række sikkerhedsteknologier og informationssikkerhedsprocedurer for at beskytte dine personlige oplysninger mod uautoriseret adgang, brug eller videregivelse. Hvor det er nødvendigt, udføres risikovurderinger.
Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores leverandører, der behandler personoplysninger, hvor de forudsætter samme grad af sikkerhed, som vi har i vores behandling af personoplysninger.
Vi begrænser adgangen til dine personlige oplysninger til personalet eller tredjeparter, der behandler oplysningerne på vores vegne. Disse parter er underlagt strenge krav til fortrolighed, og vi kan pålægge sanktioner eller opsige aftalen, hvis disse krav ikke overholdes.
Der er etableret rutiner for håndtering af brud på informationssikkerhed og rutiner (privatlivsbrud), og vi vil, hvis der er brud, der udgør en risiko for privatlivets fred for de pågældende persondata, sende en afvigelsesrapport til Dataene Tilsyn hurtigst muligt og senest 72 timer efter, at bruddet er opdaget. Hvis bruddet medfører en høj sandsynlighed for privatlivets fred for dem, der er berørt af bruddet, vil vi også underrette dem.
7. Klager
Vi bruger det norske datatilsyn som den førende tilsynsmyndighed for grænseoverskridende behandling i overensstemmelse med artikel 56 i GDPR.
Hvis du mener, at vores behandling af personoplysninger ikke er i overensstemmelse med det, vi har beskrevet her, eller at vi på anden måde overtræder privatlivslovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Vi beder dig dog om at kontakte os først, så vi hurtigst muligt kan rette op på en eventuel fejlbehandling.
Du kan finde information om dine rettigheder og hvordan du kontakter Datatilsynet på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.no.
8. Ændringer
Skulle der ske ændringer i vores tjenester eller ændringer i reglerne om behandling af personoplysninger, kan det medføre en ændring af de oplysninger, du har givet her. Hvis vi har dine kontaktoplysninger, giver vi dig besked om disse ændringer. Ellers vil opdateret information altid være let tilgængelig på vores hjemmesider.
