Upload, organisering og kategorisering i billedbanken
I Imageshop får du hurtigt stålkontrol over dine filer. Her viser vi dig, hvordan du uploader og organiserer billeder for maksimalt udbytte af billedbanken.
Sådan uploader du effektivt
Du uploader billeder eller andre filer med drag and drop eller via “hent filer”. Du bestemmer selv, om du vil uploade enkeltfiler eller hele mapper. Du kan også uploade direkte i album, hvis du har album-modulet. Det er også muligt at uploade og kategorisere i store grupper for at effektivisere uploaden.
Er du nervøs for oprydningen af billeder og filer i starten? Imageshop kan hjælpe dig med at få alt eksisterende materiale ind i Imageshop på en god måde. Vitus Rejser var nervøse for at rydde op i tusindvis af billeder. Heldigvis blev drag-and-drop-funktionen redningen:
“Jeg kunne tage 20–30 billeder ad gangen, så længe de skulle i samme kategori. Det blev alligevel meget struktureret, da jeg var færdig”, fortæller Veronica fra Vitus Rejser. Du kan læse mere om, hvordan Vitus fik orden på billederne her.
Det er også muligt at tagge og uploade billeder via mobil. Dette er praktisk for dig eller andre kolleger, der ønsker at gemme billeder på farten. Så slipper du for at overføre billeder til computeren, før du uploader dem til billedbanken.
Angiv information og kategorier for flere billeder
Skal du uploade billeder og filer i bulk? Sorteringen bliver langt mere effektiv, hvis du grupperer billederne og filerne med andre filer, der skal have meget af den samme information. Du kan nemlig udfylde information og kategorier på flere billeder samtidig.
Skal du uploade billeder med næsten samme information som dem, du netop har uploadet? Så ligger informationen, du lige har skrevet, allerede gemt i formularen. Dermed kan du foretage de få ændringer, du ønsker, på næste gruppe billeder og blive hurtigere færdig.
Flere billeder kan også have samme navn. Alle billeder får en unik kode, når de bliver uploadet, så du kan skelne mellem dem ved hjælp af denne kode senere. Det er meget praktisk, når du uploader mange billeder på én gang.
Kategorisering og søgeord for at finde filer
Billedbanken lader dig kategorisere i foruddefinerede kategorier og underkategorier. Billederne kan desuden tilhøre flere kategorier samtidigt.
Det er vigtigt at udfylde søgeord, navn, beskrivelse og rettigheder grundigt, så det bliver nemt at finde materialet igen. Jo mere du udfylder, jo lettere er det at finde billederne senere.
Husk, at andre også skal kunne finde filerne. Det kan derfor være en god ide at indtaste intuitive søgeord, så andre brugere nemt kan finde det materiale, de leder efter. Lav gode retningslinjer for, hvordan navn, beskrivelse og søgeord skal oprettes for billeder – især hvis I er flere, der uploader filer til billedbanken.
Du kan krydse af for automatisk oversættelse, hvis virksomheden bruger flere sprog. Det sparer dig for meget arbejde. I en standardaftale er ét sprog inkluderet, men det er muligt at vælge flere sprog. Imageshop findes allerede på norsk (bokmål og nynorsk), engelsk, spansk, tysk, kinesisk, dansk og svensk.
Ophavsret kan indstilles til automatisk at blive udfyldt med virksomhedens navn, men du kan ændre det, hvis I uploader billeder, hvor I ikke selv har rettighederne. Kreditering kan også automatisk udfyldes, hvis du vælger en fotograf.
Fuld kontrol med rettigheder og samtykke til brug af billeder
Det er muligt at angive, i hvilken periode du har tilladelse til at bruge materialet. Du kan også vælge, i hvilket interface billedet skal være synligt – for alle eller kun udvalgte. Billedet vil ikke være synligt for andre end administratorer efter “offentliggjort til”-datoen er udløbet. En uge før rettighederne udløber, får administrator en mail og kan tage affære, hvis I stadig har behov for billedet. På den måde har I fuld kontrol over rettigheder og samtykke hele tiden.
Har du samtykkemodul, kan du krydse af og tilføje en begrundelse for, hvorfor billedet kan undtages samtykke. Du kan også tagge billederne med personer, der skal give samtykke, samt tilføje nye personer direkte i uploadformularen.
Vil du vide mere om, hvordan billedbanken gør det nemt at overholde GDPR og få styr på samtykke? Læs mere om samtykkemodulet her!
Brugerdefinerede felter – nyttigt for dig med webshop
Har du behov for at tilføje yderligere information ud over de foruddefinerede felter? Så kan du bruge brugerdefinerede felter. Du kan for eksempel bruge dem til at tilføje varenummer på billeder, hvilket er meget nyttigt, hvis du driver webshop.
Du kan derefter søge efter varenummeret og få vist alle relevante billeder. Det er langt nemmere end at skulle gennemse mapper med varekategorier.
Tilføj fotograf og GPS
Det er muligt at tilføje GPS-koordinater, hvis du har behov for det. Hvis koordinaterne allerede findes i metadata, når du uploader filen, behøver du ikke gøre mere. Du kan også tilføje dem manuelt ved at klikke på “GPS” og markere placeringen på kortet.
Du har også mulighed for at tilføje geografisk information som region, kommune eller specifik destination. Det er for eksempel nyttigt for dig, der arbejder med turisme eller har fysiske lokationer flere steder i Danmark eller Norge.
Du kan også oprette lister over fotografer, du bruger i Imageshop. Så kan du vælge den rette fotograf, når du uploader billeder. Hvis fotografen ikke allerede findes, kan du nemt tilføje en ny i uploadformularen.
Adgangsniveau til intern og ekstern brug
Når du uploader filer, kan du styre, hvem der skal have adgang til billederne. Måske har din virksomhed et adgangsniveau for materiale, der kun må bruges af ansatte? Eller måske skal billederne være tilgængelige for alle, både internt og eksternt? Det kan du vælge her.
ind ud af mere om dine muligheder for at dele filer internt og eksternt via Imageshop her!
Prioriteret rækkefølge for filer
De nyeste billeder du har uploadet ligger øverst som standard. Herefter skubbes de bagud, efterhånden som nye filer uploades. Foretrækker du at angive en prioriteret rækkefølge, kan du selv bestemme, hvilke billeder der skal vises forrest. Det gør du ved at prioritere dem op (fra 1–20, hvor 20 er forrest) og ned (fra -1 til -20, hvor -20 er bagest).
Med disse muligheder undgår du, at gamle arkivbilleder tager unødigt meget opmærksomhed i billedbanken.
På sigt sparer du meget tid
Du kan altid ændre kategorisering og tagging på ét eller flere billeder i Imageshop. Vi anbefaler dog, at du gør et grundigt stykke arbejde ved første upload. Det sparer dig for meget arbejde senere. Lav også en tydelig rutine for fremtidige uploads, så den nødvendige information altid kommer med og billedbanken forbliver brugervenlig.
En gang om året, gerne om foråret, kan det være en god ide at rydde op i billedbanken ved at tagge, slette dubletter og gamle filer. På den måde sikrer du, at billedbanken forbliver relevant og nyttig.
Tips til forårsrengøring i billedbanken finder du her!
Har du brug for hjælp til at komme i gang?
Kontakt os på post@imageshop.org, så hjælper vi dig videre, hvis du er i tvivl om noget.
Har du ikke allerede Imageshop? Imageshop er en fleksibel billeddelingstjeneste, der går langt for at tilbyde skræddersyede løsninger. Har du behov for nem og brugervenlig upload og kategorisering af billeder og filer?
